Microsoft Excel es una de las herramientas de ofimática más utilizadas, tanto en el trabajo como en las clases. Las hojas de cálculo son ideales para organizar información, como presupuestos o listas de invitados para eventos. Aunque Excel ofrece muchas funciones útiles, su complejidad puede dificultar su uso al principio. Por ejemplo, al comparar hojas similares, es posible que surjan dificultades, pero hay un truco para facilitar esta tarea.
Excel permite crear varias hojas dentro de un mismo archivo o combinar diferentes archivos en uno solo, lo que ayuda a mantener todo organizado y evita que se pierdan datos. Esta opción también facilita la comparación de datos entre hojas de manera automática, sin necesidad de hacerlo manualmente.
Si tienes varias hojas similares, como los ingresos de una empresa de meses diferentes, puedes calcular fácilmente la diferencia porcentual entre los datos, como los beneficios actuales y los de hace 30 días. En lugar de hacerlo manualmente, puedes usar funciones de Excel que permiten comparar hojas o libros de cálculo de forma rápida, ahorrando tiempo en el proceso.
Diferentes procesos para comparar hojas de cálculo
Hay varios métodos: podemos hacerlo desde el propio Excel con la técnica de «comparar en paralelo» o bien podemos recurrir a aplicaciones o herramientas de terceros que nos ayudarán con la labor. Nos centraremos primero en esta herramienta, que es donde podemos hacerlo sin necesidad de herramientas de terceros y de acuerdo a nuestros conocimientos. Una vez que aprendemos a manejar las hojas de datos y las funciones que proporcionan podemos hacer prácticamente lo que queramos con ellas, y comparar archivos es mucho más sencillo de lo que podríamos imaginar. Te contamos cómo hacerlo de diferentes formas.
A través del desplazamiento paralelo
En el momento de ver o comparar dos páginas de esta herramienta, lo primero que hay que tener en cuenta es utilizar la herramienta de la aplicación de cálculo denominada “Comparar en paralelo con”. De esta manera el programa nos ayudará a encontrar datos o categorías similares entre dos hojas diferentes de Excel, pudiéndolas ver ambas a la vez a la par que la propia utilidad habilita de manera automática el desplazamiento en sincronía. Con lo cual, será muy fácil acceder a la información que reúnen las dos páginas al mismo tiempo.
A la hora de comenzar, desde luego, tenemos que percatarnos de tener instalado el programa en nuestro ordenador, como es lógico. Una vez que tengamos el Excel, seguimos los pasos que vamos a explicar a continuación:
- Abrimos la aplicación
- Busca el documento que quieras comparar
- Vamos al apartado de “Archivo”, situado en la barra de herramientas de arriba a la izquierda
- Haz clic en “Abrir” para localizar dicho archivo y seleccionarlo
Tras dejar abierto ese documento, hay que repetir exactamente la misma operación que acabamos de realizar con el objetivo de sacar a la luz la segunda hoja de Excel que buscamos comparar. Así podremos tener ambas páginas.
Cuando hemos visto que la segunda hoja se nos ha abierto, dejando justamente detrás la primera, no nos hemos de preocupar por ello. Lo que tenemos que hacer ahora es irnos a la pestaña en la que se lee “Vista”, para posteriormente ir al menú “Ventana” que está emplazado justamente debajo, tal y como aparece a continuación.
- Busca el apartado de Ventana, en la parte superior del menú
- Aquí, encontrarás la primera opción «Ver en paralelo»
- Toca sobre ella
- Una vez hecho, toca en el siguiente icono «Desplazamiento sincrónico»
Así pues, ahora ya podremos desplazar el cursor del ratón y movernos entre la primera hoja de Excel y la segunda al mismo tiempo, de manera que nos sea más sencillo el comparar los datos que habitan en ambas.
Poner en común valores y sacar los datos iguales
A la hora de llevar a cabo una comparación de valores en Excel, tenemos que emplear los diversos operadores disponibles para comparar los mismos. A través de dichos operadores disfrutaremos de la capacidad de descubrir si un valor es mayor, menor, igual o distinto al valor diferente con el cual estamos realizando la comparación.
Cuando se emplean estos operadores se obtiene como respuesta un valor denominado como verdadero y otro llamado como falso, dependiendo de cómo hayamos hecho la evaluación de la expresión y la cual se produce de las siguientes maneras:
– = Igual a (A1=B1)
– > Mayor que (A1>B1)
– = Mayor o igual que (A1>=B1)
–
– Distinto de (A1B1)
En consecuencia, cuando estamos comparando dos Excel y queremos conocer si sus datos son iguales tenemos que utilizar la fórmula “igual a” (=). En la columna C hallaremos la expresión de la comparación entre los diversos valores que habitan en las columnas A y B.
Con una fórmula de comparación
Otra de las formas para comparar los datos de dos páginas de cálculo en esta herramienta y detectar posibles diferencias y variaciones entre ambas es mediante una fórmula de comparación que recoge la información de ambas hojas en una misma hoja y calcula las diferencias entre los mismos datos de ambas. El proceso sería el siguiente:
- Abrimos el libro de Excel que contiene los dos archivos que vamos a comparar. Es condición imprescindible que ambas hojas estén alojadas en el mismo libro.
- Hacemos clic en el botón + del menú inferior para abrir una hoja nueva en blanco.
- Hacemos clic en la celda A1 de esta nueva hoja en blanco.
- Escribimos la siguiente fórmula de comparación: =SI(Hoja1!A1 Hoja2!A1; «Hoja1:»&Hoja1!A1&» vs Hoja2:»&Hoja2!A1; «»)
- Seleccionamos la celda y pulsamos con el ratón sobre el campo Rellenar, el punto que aparece en la esquina inferior derecha de la celda.
- Arrastramos hasta abajo para cubrir el número de filas que componen las hojas de cálculo que queremos comparar, siempre adecuándonos al número máximo de filas que disponga la más grande de ellas.
- Sin soltar, o si has soltado volviendo a pulsar sobre el campo rellenar, arrastraremos hacia la derecha para abarcar el número de columnas necesario que coincida con el mayor número de las mismas entre las dos páginas del libro.
Para ello, vamos a utilizar la función condicional: IF(expresión_lógica; valor_si_true; valor_si_false)
- En expresión_lógica indicaremos lo que queremos comparar, por ejemplo, si el valor de las filas de la columna B de la Hoja 1 es mayor al valor de la columna B de la Hoja 2.
- valor_si_true es lo que nos devolverá la fórmula en el caso de que se cumpla expresión_lógica, digamos que “SI”.
- valor_si_false es lo que nos devolverá la fórmula en el caso de que no se cumpla expresión_lógica, por ejemplo “NO”.
Para proceder vamos a tener que teclear la fórmula en la hoja donde queramos tener dichos resultados, como en Excel, empezando con «=», tal que así:
Comparar Excel con otras hojas
Es posible que en nuestro uso diario de hojas de cálculo tengamos a diferentes programas. En el trabajo podemos usar Microsoft Excel, en nuestro PC tenemos instalado algún programa de ofimática de código abierto como por ejemplo LibreOffice, y en Google Drive como hemos visto en el apartado anterior disponemos de Google Sheets. La pregunta que muchos se harán será si es posible comparar datos entre las hojas de diferentes programas, y la respuesta rápida es que no.
Si os fijáis, cuando empezamos una fórmula en Excel con “=” y nos vamos a otro programa diferente, por ejemplo Google Sheets, no cogerá este valor. Algo que no pasa si tras el «=» seleccionamos otra celda, libro u hoja del mismo Microsoft Excel.
Lo normal será que si queremos comparar los datos de una columna u hoja de cálculo con los de una columna de otro programa, copiemos esa columna y la peguemos en Excel (o en el otro programa), para compararla directamente ahí. Lo que sí es recomendable es que al pegar la columna de origen en nuestro destino, no hagamos un pegado simple (Ctrl + V), si no que hagamos un pegado especial en el que elegiremos únicamente el valor, para que no haya ningún problema con el formato entre un libro u otro, y tampoco con el tamaño de fuentes, etc.
¿Para qué comparamos dos hojas?
Comparar documentos en Excel puede ser útil en muchos casos, especialmente cuando necesitamos analizar datos de diferentes periodos, como días, semanas o meses. Esta herramienta permite comparar fácilmente los documentos de forma eficiente, lo cual resulta esencial cuando trabajamos con hojas similares. A continuación, te explicamos cómo hacerlo de manera sencilla.
Excel se utiliza comúnmente para identificar tendencias dentro de una empresa, como ventas, productividad, costos o márgenes comerciales. Comparar archivos con los mismos datos pero correspondientes a distintos momentos permite analizar variaciones y obtener información valiosa sobre el rendimiento. También es útil para evaluar métricas de marketing digital, como el impacto de campañas publicitarias y el retorno de inversión.
Además, al comparar hojas de un mismo documento, Excel permite ver el registro de modificaciones, lo que nos ayuda a identificar quién realizó los cambios y comprender mejor las diferencias entre los documentos.
