Con el paso del tiempo hemos visto cómo muchos de los trámites o documentos que eran necesarios tratar de forma física, ahora se han automatizado y se pueden realizar de manera electrónica o a través de Internet. En este sentido, en la era tecnológica en la que vivimos, cada vez más empresas y autónomos hacen uso de las facturas electrónicas, de esta manera, no tienen que andar enviando o archivando cajas y cajas de facturas en papel. Pero, ¿qué es en realidad una factura electrónica?
Qué es una factura electrónica
Básicamente, una factura electrónica es una factura como tal, es decir, tiene los mismos efectos legales que la factura en papel, pero se emite y envía en formato electrónico. Esto implica que la expedición de una factura en formato electrónico esté condicionada a que tanto el emisor como el receptor itan este formato, ya que está reguladas y deben cumplir unos estándares.
Concretamente, las facturas en general, y en particular las facturas electrónicas, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, donde se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y donde se establecen las normas que deben cumplir tanto las facturas en papel como las facturas electrónicas.
Ahí es donde se regulan ciertos aspectos como la obligación de expedir factura, tipos de facturas, contenido de la factura, expedición por terceros, plazos, especificaciones de la factura electrónica, requisitos, regímenes especiales, conservación, facturas rectificativas, duplicados, recapitulativas, etc.
Ventajas
Hay varias razones por las que es conveniente empezar en la facturación electrónica. No solamente nos evita tener cientos de papeles, sino que tiene otros muchos beneficios.
- Es más conveniente y mejora la productividad. Las empresas pueden evitar muchas horas de procesamiento manual, utilizando plantillas para generar rápidamente la factura para enviarla de forma electrónica y segura, donde sea que estén. De esta forma solo tendremos que imprimirla cuando realmente nos haga falta.
- Procesamiento de facturas automatizado y sin o. Las empresas más grandes que envían regularmente facturas pueden beneficiarse de la funcionalidad de automatización de la facturación electrónica, dejando más tiempo para el departamento de cuentas por pagar.
- Pagos anticipados. Se puede minimizar el riesgo de pagos atrasados con facturas en papel y mejorar el flujo de efectivo con pagos más rápidos y optimizados actualizados en tiempo real. Así, el comercial de una empresa no tendrá que llevar físicamente la factura al cliente.
- Menos errores. El ajuste manual de errores en las facturas en papel cuesta tiempo y dinero. Con un software de facturación, podemos reducir el riesgo de error humano y realizar cambios al instante, todo reflejado instantáneamente en el portal de facturación, es decir, la única fuente de información.
Tipos de factura electrónica
Podemos distinguir dos tipos de factura electrónica, la factura con formato estructurado y con formato no estructurado. Las facturas electrónicas con formato no estructurado son aquellas que guardamos en formato digital, es decir, facturas escaneadas o guardadas como imágenes o en formato PDF.
El procesamiento de estas facturas requiere que se haga de forma manual, es decir, que se tengan que meter a mano en los sistemas informáticos, siendo esto un proceso mucho más costoso, ya que no suele estar automatizado. Sin embargo, ocurre todo lo contrario con las facturas en formato estructurado, ya que éstas pueden ser generadas automáticamente por los sistemas de facturación del emisor y se recibidas y tramitadas de igual forma por el receptor.
Por lo tanto, las facturas electrónicas con formato estructurado se pueden generar automáticamente y que el receptor las reciba y tramita de igual manera sin tener que andar haciéndolo de forma manual. Algunos de los formatos más utilizados para las facturas electrónicas en formato estructurado son XML, UBL, Facturae, EDIFACT, etc.
Por lo tanto, es importante diferenciar entre factura electrónica en formato no estructurado y factura electrónica con formato estructurado, y es que este último tipo ofrece una serie de ventajas con respecto a las facturas con formato no estructurado, reducen tiempo de tramitación y los errores humanos, facilita un más rápido y sencillo frente a las facturas almacenadas y guardadas en formato papel, elimina costes de impresión y envíos, reduce el espacio de almacenamiento por completo.
Si eres autónomo o tienes una empresa y facturas a alguna istración Pública, seguro que ya sabes que, desde el pasado mes de abril, las empresas europeas que facturen a las istraciones Públicas deberán utilizar el nuevo estándar europeo de factura electrónica, UBL (EN 16931).
Con esta medida, la Unión Europea quiere impulsar un formato único de factura electrónica que simplifique y agilice la relación comercial entre las empresas europeas y extracomunitarias y de esta manera, poner fin a la multiplicidad de formatos que se utilizan actualmente.
Formato válido de factura electrónica
Tal y como cuentan en la web de la Agencia Tributaria, al hablar de formato se puede hacer referencia a diversos aspectos. En primer lugar, está la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura, para la que como decimos, no existe un formato único. Hay varios compatibles y sirven tanto para España como para fuera de ella y son los siguientes:
- XML
- HTML
- DOC
- XLS
- JPEG
- TXT
Desde la Agencia Tributaria utilizan el formato XML, con la peculiaridad de que su estructura se conoce como «Facturae» (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI). Lógicamente, para cualquier extensión que utilicemos, tendremos que utilizar un programa compatible para poder abrir el archivo. Los archivos XML están codificados en texto plano, así que puedes abrirlos con cualquier editor de texto.
Teniendo en cuenta que el formato Facturae es el más extendido, es la forma ideal de cumplir con el estándar para poder enviar a las istraciones Públicas europeas. En este caso, resulta más que recomendable tener instalado en nuestro escritorio la última versión de Facturae.
Tipos de firmas para factura electrónica
En lo referente a la firma electrónica también podemos utilizar diversos tipos de formato, ya que al igual que con los formatos de factura, no hay tan solo uno válido o estándar. Entre algunas de las opciones aceptadas están los siguientes formatos:
- PKCS7
- XadES
Una vez más, desde Agencia Tributaria utilizan formato XML por el estándar XadES. Por eso, tanto el contenido como como la firma vienen en un único fichero que tiene extensión .fir. Este tipo de documentos puede abrirse con programas como Notepad++
Cuando ya tengas la factura lista será el momento de proceder a su envío. ¿Cómo hacerlo? Tienes dos maneras distintas. La más sencilla es a través del portal FACe, el cual actúa como punto de entrada general de todas las facturas que tengas que enviar en este tipo de contexto. Para entrar al portal entra en este enlace y comprueba las distintas opciones que te ofrece. La segunda de las posibilidades de envío es si el programa que estás usando para la elaboración de la factura tiene una conexión directa con el envío de las mismas. Esto es algo de lo que te puedes beneficiar si usas Facturae, siendo otro motivo de peso para optar por esta herramienta.
Dudas habituales sobre las facturas electrónicas
Si estás comenzando a generar facturas electrónicas es posible que tengas algunas dudas que necesites resolver lo antes posible. Para ayudarte, hemos querido reunir las más habituales. Por ejemplo, hay muchas preguntas que se plantean cómo se puede corroborar la autenticidad de una factura electrónica. Y, en este sentido, hay dos formas de garantizar la autenticidad de la misma. Una de ellas es mediante la firma digital, pero, como no siempre es el método más usado, también se puede asegurar la autenticidad mediante un certificado electrónico. Esto será lo que hará que la integridad de la factura electrónica quede confirmada y que se pueda identificar la identidad del emisor que la haya generado.
También es frecuente preguntarse cuáles son los métodos aceptados para el envío de las facturas electrónicas. Te alegrará saber que, para hacerlo de una manera adecuada, no solo podrás utilizar las plataformas que se usan específicamente para la facturación electrónica. También es posible utilizar correo electrónico o distintos sistemas que estén disponibles de EDI.
Otra de las habituales es cuánto tiempo hay que guardar una factura electrónica. Hay personas que tienen costumbre de almacenarlas en sus respectivas carpetas y tenerlas durante años y años, mientras que en otros casos hay quienes prefieren ir borrándolas cada poco tiempo. La realidad es que, si queremos cumplir con los requisitos legales, tenemos que conservar todas las facturas electrónicas entre un periodo de cuatro y diez años. Eso evitará que, si se produce algún tipo de revisión o una auditoría, vayamos a tener problemas. Además, afortunadamente el almacenamiento de facturas electrónicas no resulta tan complicado como si estuvieran impresas en papel.
Por último, otra duda que se plantean algunas personas es si las facturas electrónicas se pueden rechazar. Y te podemos decir que sí, es posible rechazarlas. Los motivos incluirán que la factura tenga algún tipo de error que haya que revisar, motivo por el cual se tendrá que rechazar para esperar la correcta.
