Outlook es uno de los servicios de correo más utilizados en todo el mundo, no solo por ser una de las herramientas de la suite de Microsoft, sino que además ofrece un montón de funciones interesantes para gestionar nuestros mensajes por email. Uno de los elementos que no suele faltar hoy en día en los mensajes que enviamos por esta vía es la firma del remitente. Por eso, vamos a mostrar a continuación cómo configurar una firma en Outlook para que aparezcan automáticamente en todos tus mensajes de correo.
La firma es una manera de personalizar tus mensajes de correo de forma automática, pudiendo incluir texto o incluso imágenes para crear una especie de tarjeta de presentación. Además, es posible indicar si queremos que nuestra firma se añada automáticamente a nuestros mensajes, solo para los nuevos o también para las respuestas.
Actualmente, existen muchos servicios de mensajería que nos permiten mantenernos en o por Internet. Sin embargo, los correos electrónicos suelen ser la vía de comunicación que escogemos cuando queremos conversar de temas importantes o relacionados con el trabajo o la vida acémica. En estos casos, la firma cobra una mayor relevancia. No es lo mismo que escribir algo a un amigo o familiar. La firma puede marcar la diferencia entre que nos tomen en serio o no e inculso aporta una información que puede ser interesante para el receptor del mensaje que no tiene por qué conocernos.
Firmar en Outlook paso a paso
Para crear una firma para nuestro correo en Microsoft Outlook, lo primero que tenemos que hacer es abrir la herramienta de Office y a continuación, pinchamos sobre la opción del menú Inicio. Posteriormente, buscaremos el botón Nuevo mensaje de correo y lo pulsaremos. Esto nos abrirá la ventana para redactar un nuevo mensaje en la que, dentro de la pestaña Mensaje encontraremos la opción Firma.
En la parte inferior de la ventana, encontramos un campo de texto en el que vamos a diseñar la firma en Outlook. Ahí vamos a poder escribir, dar formato al texto, añadir imágenes con nuestro logo, tarjeta de presentación, enlaces, etc. Con la firma creada a nuestro gusto, lo único que nos queda es pulsar sobre el botón Aceptar para que se guarden todos los cambios. A partir de ese momento, ya podemos probar a redactar un nuevo correo o responder a uno de los que tenemos en la bandeja de entrada y comprobar que aparece la firma en la parte inferior de cada uno de nuestros mensajes.
Podemos crear firmas en Outlook para cada una de las cuentas que tengamos configuradas en el cliente. Cada una de ellas nos aparecerá en el listado del campo Seleccionar firma para editar, pudiéndolas modificar, cambiar el nombre o incluso eliminarla llegado el caso de que ya no queramos usar firma en nuestros mensajes de correo. Se recomienda tener una firma personalizada para cada cuenta.
Outlook en iOS y Android
El proceso que hemos mencionado más arriba es el que se debe llevar a cabo desde el ordenador. Sin duda, esta es la forma más intuitiva y sencilla de crear una firma para añadir en todos los correos de Outlook. Pero, por supuesto, también es posible configurar una firma desde el móvil, a través de la aplicación de Microsoft. El primer paso para hacerlo será tener descargada la app en el teléfono, abrirla e iniciar sesión.
Después, tendrás que hacer clic en el icono de Outlook, que se encuentra en la esquina superior izquierda. Si estamos usando iOS, el icono también estará en la parte superior izquierda, pero no será el logo de la plataforma sino un icono con la primera letra de nuestro nombre. A continuación, entraremos en la configuración de la plataforma que se muestra con el símbolo de un engranaje en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Desde ahí, nos desplazaremos hacia abajo y elegiremos Firma. De manera predeterminada, la firma dice «Obtener Outlook para Android» u «Obtener Outlook para iOS«, según el dispositivo. En este momento, tendrás que pusar en Firma y borrar el campo del mensaje. Solo quedará que escribas tu nombre e información de contecto. Por último, toca la marca de verificación y la firma se guaradará automáticamente.
Cambiar la firma en Microsoft 365
Lo primero es iniciar sesión en la cuenta de Outlook desde el web que se encuentra disponible en Outlook.com o con un directo desde el menú general de Microsoft 365. A continuación, hay que hacer clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha que se encuentra identificado con el engranaje.
- Seleccionaremos Ver todas las configuraciones de Outlook en el menú desplegable. Y haremos clic en ‘Correo electrónico’ en la barra lateral izquierda y luego en ‘Redactar y responder’.
- En Firma, añadiremos los cambios a la firma en el cuadro de texto proporcionado.
- Nos desplazaremos hasta la parte inferior de la página y haremos clic en ‘Guardar’ para guardar los cambios.
- Actualizar la firma en Outlook es un proceso rápido y fácil que solo toma unos minutos en completarse.
Con anterioridad Microsoft 365 recibía el nombre de Office 365, pero en la práctica son el mismo servicio. Por otra parte, es importante saber que, para elaborar tu firma, Outlook te permite hacer uso de todo tipo de herramientas, como la inserción de imágenes, cambio de formato del texto, resaltado, negrita, numeración, viñetas y todos los demás recursos habituales.
Cuando hayas terminado con tu firma se quedará almacenada en tu cuenta de Outlook y la podrás complementar con otras firmas adicionales. Después tendrás la posibilidad de elegir qué firma quieres que aparezca en los mensajes nuevos y cuál se incluirá en las respuestas o los reenvíos. Para seleccionar esto solo tienes que hacer clic en los desplegables que te aparecerán en pantalla después de la creación de firma.
HubSpot
HubSpot nos ofrece la posibilidad de crear firmas de forma gratuita con hasta 6 plantillas diferentes. Se puede modificar el color, las fuentes, los colores, las formas, la distribución y todo lo que se nos ocurra. no tenemos por qué registrarnos y después de crear una firma lo único que hay que hacer es guardarla en el ordenador o enviárnosla por un email. Para añadirla a Outlook seguiremos estos pasos:
- Inicia sesión en tu cuenta de Outlook y en la pestaña Inicio, selecciona Nuevo correo electrónico.
- Haz clic en la pestaña Mensajes.
- En la sección Incluir, dirígete a Firma y luego Firmas.
- En la sección Elegir firma predeterminada, asegúrate de elegir la cuenta que quieres asociar en el menú desplegable Cuenta de correo electrónico.
- En la sección Seleccionar firma para editar, toca el botón Nueva y escribe un nombre.
- En la sección Editar firma, pega la que generaste en HubSpot y toca Aceptar.
La firma en un correo es mucho más que eso. Por ejemplo, denota profesionalidad y demuestra la importancia que le damos a la información que estamos dando a través de ese medio de comunicación. Como ya hemos mencionado anteriormente, el receptor no tiene por qué saber quienes somos. En un mensaje por email, conviene ir al grano y no perder el tiempo con presentaciones muy largas al principio. La firma es el sitio en el que debemos dar detalles de quienes somos. Por lo tanto, tener una firma automática, a la que dediquemos tiempo una vez y nada más, puede ser muy útil. Tanto para mejorar nuestra imagen como para la productividad en el trabajo.
Además, es una forma de conferir identidad personal a la comunicación al contar con nuestro nombre, firma, logo de la empresa (en caso de ser en el entorno laboral) y más. En ese más tenemos información útil para el receptor del correo ya que servirá como tarjeta de presentación. Ahí podemos poner nuestro número de teléfono, nuestra dirección o cualquier dato que queramos compartir tanto con el receptor como con los posibles receptores indirectos de la comunicación. Cuidado con incluir información personal que no queremos que se difunda por Internet.
Se recomienda utilizar una imagen para potenciar el impacto de la firma e incluso se aconseja enlazar a nuestra web personal, de la empresa que trabajamos o incluso el perfil de LinkedIn. Eso sí, no debemos pasarnos con los colores, utilizar combinaciones demasiado llamativas o letra demasiado grande que termine “ocultando” el mensaje de correo.
