¿Cómo hacer un PDF rellenable?

El PDF ofrece muchísimas ventajas que hemos detallado en otros artículos y, por supuesto, también es un sistema bastante útil con el que crear formularios rellenables. Estos son parte importante de la vida laboral diaria, ya que se pueden utilizar para simples listas de participantes para conferencias, solicitudes y registros o facturas complejas. Los formularios regulan los procesos, dan buena fe de la información y nos permiten hacer un resumen de todo lo relacionado con estas gestiones.

La conjunción de esta herramienta y el formato PDF puede significar toda una reducción en el uso del papel en las empresas, ya que los formularios se pueden cumplimentar directamente a través del ordenador. Por lo tanto, tales gestiones resultarán más rápidas y a la vez serán menos propensas a los fallos que si introdujésemos de manera manual la información. Aparte, son más fáciles de compartir, evaluar y archivar junto con los clientes o los compañeros de trabajo.

Entonces, en base a los motivos que te hemos expuesto anteriormente, te vamos a dar unos consejos sobre cómo crear formularios rellenables en formato PDF y, además, te vamos a desvelar algunas aplicaciones que se dedican a trabajar en exclusiva sobre este aspecto.

La mejor opción para crear un PDF rellenable

Dependiendo de las herramientas de cada equipo, será más sencillo el hecho de crear un formulario en este formato. En nuestro caso, usaremos un programa en concreto. Lo bueno, es que el proceso de creación de un cuestionario a cumplimentar en formato PDF es muy simple, y apenas nos llevará unos minutos, ya que consta de muy pocos pasos. Los relatamos aquí debajo usando para ello el programa Adobe Acrobat, antes conocido como Adobe Acrobat DC:

1. Lo primero que tenemos que hacer es abrir nuestra utilidad Adobe Acrobat.
2. Abre el apartado de “Herramientas”.
3. Toca en “Preparar formulario”.
4. Abre la opción «Agregar».

Primero de todo, te podemos decir que, además de estar disponible en Windows, puedes encontrar el software en macOS y en dispositivos móviles Android e iOS. En PC necesitarás disponer de Windows a partir de la versión 2019 y de un procesador ya sea de AMD o de Intel que cuente con una velocidad mínima de 1,5 GHz. La memoria RAM mínima que se solicita es de 2 GB, mientras que el espacio de disco duro para que se lleve a cabo la instalación será de 4,5 GB. También necesitarás contar con una pantalla cuya resolución sea de 1024 x 768 píxeles.

Para los s de macOS, los requisitos incluyen el sistema operativo a partir de la versión 10.15, la misma memoria RAM y resolución de pantalla que en Windows, así como procesador Apple Silicon M1 o M2 o un modelo de Intel. El mínimo espacio de almacenaje que deberás tener será, en este caso, un poco inferior, de solo 2,75 GB. Por su lado, en terminales móviles no suele haber muchos problemas de compatibilidad, por lo que te recomendamos entrar en Google Play en Android o App Store en iOS y buscar Adobe Acrobat. Ten en cuenta que algunas funciones disponibles en móviles pueden estar limitadas o que requieran la descarga de otras de las apps de la empresa, dado que suele dividir sus servicios en diferentes aplicaciones.

Las alternativas más recomendadas

Hay algunas herramientas que podemos utilizar para crear formularios en PDF. Más allá de Adobe Acrobat, tal y como te explicamos, existen muchos más programas que nos permitirán hacerlos rápidamente. Por esto mismo, os traemos algunas de las mejores alternativas que podremos llegar a utilizar a la hora de hacer un formulario desde cero. Además, algunas de estas opciones que veremos a continuación son online, por lo que no será necesario descargar e instalar ningún tipo de herramienta. Para comenzar, te hablamos de las mejores.

Formularios en Google

Puedes crear cualquier formulario en Google desde la sección de Formularios de la interfaz. Lo mejor de todo es que puedes hacerlo gratis y desde el navegador, por lo que no tiene ningún tipo de misterio o complicación. Puedes elegir entre la galería de plantillas que hay disponible: formulario de pedido, de servicio, de empleo, de invitación a una fiesta, de cita, de exámenes… Además, si queréis comenzar a diseñarlos, lo bueno es que podremos elegir cualquiera de sus plantillas, por lo que no tendremos que crearlos desde cero. Por tanto, estos serán los pasos que deberemos seguir:

• En primer lugar, toca sobre cualquiera de las plantillas y rellena los datos.
• Una vez que lo tengas podrás compartir el enlace con todas las personas que quieras que respondan y tendrás en tiempo real el apartado de “respuestas” para conseguir gráficos y detalles de qué ha dicho cada persona.
• Cuando estés dentro de la plantilla elegida, nos aparecerán los datos que podemos rellenar y añadir, siendo, por ejemplo, nuevas preguntas pulsando en el botón «+», aunque también podemos importar preguntas pulsando el segundo icono con un folio y una flecha apuntando a la derecha en su interior.
• Los siguientes iconos nos darán la opción de campos de texto e imágenes que acompañen al formulario, bien a nivel estético o bien a nivel de ayuda a la comprensión de las preguntas. Las últimas opciones permiten integrar vídeos de YouTube o añadir más secciones.

Si el PDF ya ha sido creado para que pueda ser rellenable, bastará con abrirlo con Google Chrome para que el navegador te permita escribir en los espacios habilitados para ello. Por otro lado, puedes subir el documento a Google Drive y editarlo desde ahí, también desde tu smartphone.

Si además de escribir también necesitas firmarlo digitalmente, puedes instalar la extensión para Chrome de Adobe Acrobat. Otra opción para firmar documentos es hacerlo desde Gmail, usando la extensión para Chrome DocHub. Puedes rellenarlo con tus datos usando los métodos mencionados y, después, firmarlo en el proveedor de email Gmail con esta herramienta.

Para rellenarlo en teléfono o tablet Android, sigue estos pasos:

• En tu dispositivo Android, abre la aplicación Google Drive.
• Pulsa el PDF que deseas completar.
• En la parte inferior derecha, pulsa Editar y luego Completar formulario.
• Si no ves la opción, es posible que no puedas completar este PDF.
• Ingresa tu información en el formulario PDF.
• En la parte superior derecha, pulsa Guardar.
• Para guardar como copia, haz clic en Más Más y luego en Guardar como.

Para rellenarlo en iPhone o iPad, sigue estos pasos:

• En tu iPhone o iPad, abre la aplicación Google Drive.
• Pulsa el PDF que deseas completar.
• En la parte inferior, pulsa Completar formulario.
• Si no ves la opción, es posible que no puedas completar este PDF.
• Ingresa tu información en el formulario PDF.
• En la parte superior derecha, pulsa Guardar.
• Para guardar como copia, haz clic en Más Más y luego en Guardar como.

Otros programas para crear PDF rellenables

Como verás en el resto de nuestro artículo, hay otras opciones a las que puedes recurrir a la hora de crear formularios rellenables en PDF. Si ninguna de las otras posibilidades te ha dejado satisfecho o no has encontrado en ellas algo que cumpla con tus exigencias, estas otras opciones tendrán muchas opciones de darte lo que necesitas.

JotForm

JotForm es un productor más de formularios rellenables en formato PDF que

El proceso de diseño de formularios es muy sencillo puesto que una vez hayamos elegido la plantilla (también podemos importar el contenido desde un archivo) convertiremos el documento en un PDF rellenable con un solo clic. Una vez terminado el contenido personalizaremos el diseño añadiendo los colores corporativos y logos de la empresa y podremos enviar las encuestas por correo electrónico a todos los participantes. El formulario podremos descargarlo en formato PDF para compartirlo o enviarlo mediante un enlace directo por email.

Si sabes algo del mundillo de las encuestas digitales es bastante probable que conozcas SurveyMonkey, portal especializado en crear encuestas y recopilar toda la información que sale de ellas, algo que es tremendamente interesante para los negocios. Este portal cuenta con su propia herramienta para crear PDF rellenables, que si bien es cierto que tiene lógicamente menos opciones que la plataforma principal no deja de ser una opción genial. El portal te permite empezar desde 0 el PDF, pero si vas con el tiempo justo o no tienes conocimientos suficientes como para ello, también ofrece aquí unas 400 plantillas para hacernos la vida mucho más fácil.

Independientemente del «lienzo» que utilicemos, tendremos también la posibilidad de acceder a algunas funciones más avanzadas como son la posibilidad de incluir nuestro logo si lo queremos o incluso la de utilizar estilos CSS. Insertar archivos también será posible con Wufoo, y de todos los tipos que te puedes imaginar, además de integrar Google Analytics.

Por otro lado, PDFelement Pro, ya sea usado para Mac o para Windows, puede trabajar muy rápido y estable. Por último, debes saber que esta herramienta también tiene una versión de prueba gratuita para que la pruebes antes de comprarla tal y como apreciarás entrando en su web. En cuanto a su precio, este es bastante asequible en comparación con las versiones de pago de Adobe Acrobat o Nitro.

LightPDF

Con este programa antes conocido como Apower PDF, podrás crear formularios PDF editables de todo tipo. Ya sea para realizar encuestas online, recibir una solicitud de empleo o incluso registrar un invitado a un evento. Este editor de PDF cuenta con numerosas funcionalidades para que tu formulario PDF tenga una apariencia profesional de forma instantánea.

Así, con este programa de escritorio podrás convertir, editar, proteger, desbloquear, resaltar archivos PDF y mucho más. Entre sus diferentes características, esta herramienta cuenta con una función «formularios» que permite agregar campos de formulario a un PDF. Solo tendrás que seguir unos pasos muy sencillos:

• En primer lugar, tendrás que descargarte el software en tu ordenador.
• A continuación, deberás hacer clic en la opción “crear” para añadir un documento en blanco.
• Después, tendrás que buscar la pestaña «formularios» y agregar los campos que necesites en tu documento. Haz clic en el campo para seleccionar el nombre, la apariencia y el diseño de cada campo.
• Si quieres, puedes insertar una firma, texto o imagen al formulario. Para ello, tendrás que ir a la pestaña «editar» o «firma».
• Tras realizar estos pasos, solo te quedará guardar el formulario PDF. Tendrás que marcar la opción «archivo» y finalmente «guardar».

Esta herramienta también te permite importar y exportar los datos de un formulario, por lo que si necesitas rellenar varios formularios, podrás hacerlo rápidamente marcando la opción «importar datos» o «exportar datos». De esta manera, conseguiréis hacer uno desde cero en apenas unos minutos.

Si optas por subir un documento PDF ya existente, puedes más tarde agregar campos de formulario rellenables al mismo, agregando campos de formulario que se puedan completar cuando sea necesario. Puedes elegir entre los siguientes tipos de campos:

• Campo de texto: línea de texto única
• Área de texto: múltiples líneas de texto
• Radio: selecciona solo uno de un grupo
• Casilla de verificación: marca una o más opciones
• Menú desplegable: elige una o más opciones de una lista desplegable

¿Son recomendables los PDF rellenables?

Como te decíamos antes, hay muchas ventajas de utilizar archivos PDF con formularios rellenables. Son una herramienta de gran facilidad de uso que se puede exprimir en cualquier tipo de contexto. Se rellenan de forma sencilla y son compatibles con todo tipo de programas. Al mismo tiempo, se trata de uno de los formatos más recomendables para enviar información por correo electrónico o a la hora de imprimir, puesto que, como decíamos, se mantienen muy bien los diseños de los documentos.

No menos importante, los archivos de este formato tienen un rango de compatibilidad completo con distintos sistemas operativos, por lo que se pueden utilizar por igual sin importar si el equipo utiliza Windows, Android, iOS o Mac, por mencionar los ejemplos principales.

Pero esto no significa que no haya una serie de desventajas que estén vinculadas a este tipo de archivo. Una de las más extendidas son los problemas de seguridad que se pueden generar con algunos archivos PDF, por lo que es muy recomendable encriptarlos o protegerlos para garantizar la privacidad de la información reunida en ellos.

No hay que olvidar que los PDF con formulario pueden acabar reuniendo datos privados o personales, así que hay que reducir al mínimo las posibilidades de tener problemas. Además de esto, otro aspecto a tener en cuenta es que estos documentos con formulario no suelen ser fáciles de editar. En el momento en el que estén terminados, solo podrán ser editados con los programas adecuados.