Cómo firmar un PDF sin imprimirlo

A día de hoy el formato PDF es el más utilizado a la hora de compartir documentos que contienen información que no queremos que nadie pueda manipular o modificar. Por eso, lo normal es que siempre que recibamos algún documento, esté en este formato. Ahora bien, si lo que tenemos que hacer es firmarlo, puede que nos encontremos con que no sabemos cómo podemos hacerlo sin tener que sacarlo impreso en papel y posteriormente volverlo a digitalizar.

Sin embargo, no hay duda de que lo más cómodo y rápido es hacerlo desde nuestro PC, móvil o tablet y sin tenerlo que sacar en papel. A continuación, vamos a mostrar los pasos a seguir para firmar un PDF con uno de los programas más utilizados para tratar documentos en este formato y algunas webs para poder firmar documentos desde el propio navegador. Aunque hay un truco sencillo que podemos hacer que es añadir una foto con nuestra firma a cualquier documento, también podemos firmar un documento PDF que necesitemos, sea del tipo que sea.

Firmas oficiales con el DNIe

A veces, no basta con una firma hecha manualmente si lo hacemos online. Si bien no suelen surgir impedimentos, cualquiera puede hacer una captura a tu firma digital y pegarla. Por ese motivo, cada vez más empresas piden una que acrediten nuestra conformidad de una manera oficial. Con el Documento Nacional de Identidad (DNI) que se realizan actualmente, las autoridades entregan un papel que tiene nuestra clave de la versión electrónica (DNIe). De esta manera, podemos obtener un certificado electrónico para firmar documentos PDF demostrando que somos nosotros legalmente.

Desde la página de la Sede Electrónica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), detallan que es necesario instalar un software para solicitar el certificado llamado CONFIGURADOR FNMT-RCM. También será necesario descargar el software criptográfico DNIe, que sirve para leer el documento electrónico. En la petición del certificado, nos darán un código y, aproximadamente una hora después, solo tendremos que introducir el código y descargar e instalar el certificado.

El siguiente paso será entrar en la página web Autofirma para la firma electrónica. Esta plataforma ha sido desarrollada por el Ministerio de Hacienda y istraciones Públicas y está disponible para distintos sistemas operativos de ordenador. Por lo tanto, este proceso solo podrás hacerlo desde un PC. Ya solo quedará abrir Adobe Reader, pulsar en «Preferencias» > « de confianzas». Una vez ahí, dirígete al apartado «Actualizaciones automáticas de European Union Trusted List (EUTL), marca la casilla «Cargar los certificados de confianza desde un servidor de EUTL de Adobe» y clica en «Actualizar ahora».

Hecho esto, podrás abrir el PDF que quieres firmar y seleccionando «Herramientas» y, después, «Utilizar un certificado«, únicamente tendrás que seleccionar tu certificado electrónico. El programa incluso te permitirá escoger dónde quieres colocar la firma. Para que la firma sea válida, deberás abrir el documento firmado y pulsar sobre el texto con la firma o sobre el botón « de firma». Hay una opción que se llama «Validar firma» que es la que deberemos seleccionar.

Firmar manualmente un PDF con Adobe Acrobat Reader

Uno de los programas más utilizados y populares para editar PDF es Adobe Acrobat Reader DC. Una herramienta que podemos conseguir de forma gratuita desde la propia web de Adobe en este mismo enlace y que nos permite editar y firmar documentos en este formato. Además, también podemos hacer una serie de cosas online sin necesidad de descargar el programa así que basta con que eches un vistazo a la web. Es posible que el documento que debas firmar no necesite un certificado electrónico oficial y baste con una firma manual, en ese caso, el proceso es más rápido y sencillo.

Por lo tanto, lo primero que tendremos que hacer es descargar e instalar la herramienta de Adobe si aún no la tenemos en nuestro PC. Una vez hecho esto, lo siguiente que tenemos que hacer es abrir la en nuestro escritorio y seguir los pasos que se muestran a continuación:

• Vamos a la pestaña Herramientas.
• Buscamos la opción rellenar y firmar
• Pulsamos en Abrir para seguir con el proceso

• Seleccionamos el archivo que queremos firmar de nuestro disco duro.
• Elegimos la opción Rellenar y firmar.

• Seleccionamos la herramienta Firmar > Añadir firma.
• Escribimos nuestra firma desde el ratón, lápiz o con nuestro dedo si es una pantalla táctil.

• Nos aseguramos de colocarla en el lugar correcto del documento.
• Pulsamos en Aplicar y ya tendremos nuestro documento firmado.
• Guardamos los cambios y ya lo tenemos listos para devolver firmado.

 Webs para firmar documentos PDF desde el navegador

Además de la popular herramienta de Adobe, existen un montón de servicios online que nos permiten firmar manualmente PDF desde el propio navegador en cualquier equipo o dispositivo. Hay páginas que nos permiten firmar un PDF que tengamos en el ordenador sin necesidad de descargar ningún programa. Esto es muy práctico si vamos a utilizar un ordenador que no es nuestro. Por ejemplo, si vas a usar un ordenador de tu universidad o de tu trabajo donde no está permitido que se instalen programas… En estos casos, las webs a continuación nos permitirán firmar documentos.

Smallpdf

Smallpdf es una web que ofrece varias herramientas online para tratar documentos en PDF. Entre todas ellas, encontramos la que nos permite firmar un documento a mano alzada como si de un documento en papel se tratara, pudiendo solicitar la firma de ese mismo archivo a otras personas. Una de las ventajas de esta página es que no solo podemos firmar sino también nos permite cambiar el formato de cada documento, nos permite pasar de PDF a Word o nos permite editar un PDF que no podemos editar salvo que modifiquemos con esta web. Pero lo que nos interesa es, en este caso, firmarlo.

Google Docs

Si estamos buscando una herramienta rápida, Google Docs es una de las mejores opciones. Básicamente, podemos firmar documentos PDF sin complicaciones si los cargamos primero como documentos de Word. Si tenemos documentos PDF simples que solo necesitan una firma para completarlos, primero convertiremos el PDF a Word. Una vez que lo hayamos convertido, seguiremos estos pasos:

• Carga y abre el documento de Word en GoogleDocs.
• Haz clic en la pestaña Complementos y añade el complemento HelloSign. El complemento HelloSign nos dará la opción más directa de agregar firma y otros campos de firma a los documentos. Todo lo que tenemos que hacer es hacer clic y arrastrar. Este complemento también garantiza que las firmas, en sí mismas, sean legalmente vinculantes. Sin embargo, una limitación que tiene es que solo nos permite hacer tres documentos firmados gratis al mes.
• Con el documento del formulario abierto, iremos a Complementos > HelloSign > Firmar documento.
• En la barra lateral, seleccionaremos la cantidad de personas que deben firmar.
• Haremos clic en Continuar en el siguiente cuadro de diálogo para preparar el documento para firmar. A continuación, se nos redirigirá a la web de HelloSign.
• Para firmar el documento, haremos clic en la lista del menú desplegable. Podemos elegir dibujar una firma como .

Apps para firmar PDFs desde el móvil

Hoy en día nuestros smartphones se han convertido en pequeños ordenadores de bolsillo, pudiendo hacer muchas de las tareas que hacemos normalmente desde el ordenador en el móvil en cualquier momento y lugar. Es por eso, que vamos a mostrar a continuación algunas de las mejores apps con las que poder firmar un PDF desde el móvil o tablet.

Docusign

Se trata de una de las apps más populares y utilizadas cuando nos referimos a la posibilidad de firmar documentos desde el móvil. Docusign ite archivos en formato PDF, Word, Excel y la mayoría de los tipos de imágenes. Permite almacenar los documentos en la nube para que no ocupen espacio en nuestro móvil y tengamos a ellos desde cualquier dispositivo.

Una de las funciones interesantes que nos ofrece SignNow es la de poder enviar un documento para que otra persona lo firme. Recibiremos una notificación en el momento que sea firmado por esa persona. La app es gratuita, pero ofrece un número limitado de firmas al mes. Si necesitamos firmar más documentos, no nos quedará más remedio que realizar una suscripción de pago. Descargar SignNow para iOS y Android.

CamScanner

CamScanner es una aplicación móvil que nos permite escanear documentos y guardarlos como archivos PDF. Además de escanear documentos, también ofrece una función de firma electrónica que permite a los s agregar su firma a documentos PDF.

La función de firma electrónica de CamScanner es fácil de usar. Primero, el debe abrir el documento PDF que desea firmar en la aplicación. Luego, selecciona la opción «Añadir firma» y escribe su firma en la pantalla con el dedo o un lápiz digital. La firma se puede guardar y luego insertar en el documento PDF en la ubicación deseada. Sin embargo, es importante recordar que las leyes sobre la firma electrónica pueden variar según el país o la región. Por lo tanto, es importante verificar las regulaciones locales antes de utilizar la función de firma electrónica de CamScanner para asegurarse de que se cumplan los requisitos legales. Es decir, si es para firmar un contrato de trabajo, puede valer. Sin embargo, para pedir una subvención estatal, normalmente se requiere una firma certificada.

Además, hay que tener en cuenta que la función de firma requiere tener una cuenta PRO en la aplicación. Esto supondría un coste adicional que no muchos están dispuestos a pagar.

Archivos de iPhone

Para firmar un PDF con un iPhone, puedes utilizar la aplicación «Archivos» que viene preinstalada en el dispositivo. Esta aplicación contiene todos los archivos descargados o guardados en tu teléfono inteligente o tablet con sistema operativo iOS. Aquí te explicamos los pasos:

• Abre la aplicación «Archivos» en tu iPhone y encuentra el PDF que deseas firmar.
• Toca y mantén presionado el archivo PDF hasta que aparezca un menú emergente.
• Selecciona la opción «Marcar» en el menú emergente.
• Toca el icono «+» en la esquina superior derecha de la pantalla.
• Selecciona «Firma» en el menú emergente.
• Si aún no tienes una firma creada, te pedirá que crees una. Puedes firmar en la pantalla utilizando tu dedo o utilizando el lápiz óptico de tu iPhone.
• Una vez que hayas creado tu firma, selecciónala y colócala en el lugar donde deseas que aparezca en el documento.
• Toca «Listo» cuando hayas terminado de agregar tu firma.
• Guarda el archivo PDF con la firma agregada tocando «Listo» en la esquina superior derecha de la pantalla.

Hay que tener en cuenta que una vez que se guarda la firma, no se puede eliminar. Así que es mejor asegurarnos de duplicar el archivo antes de firmar.