Escanear un documento o foto con Windows 10 paso a paso

El sistema operativo más utilizado del mundo es Windows 10. Pese a que los desarrolladores de Microsoft llevan años consiguiendo que su interfaz sea sencilla de utilizar para el medio, algunos no terminan de entender ciertas funciones. Si has entrado en esta publicación de ADSLZone, puede que ese sea tu caso con el tema de escanear documentos con un PC con Windows 10. El primer paso será conectar el dispositivo a un escáner (si tienes una impresora, es posible que tenga función de escáner).

Lo siguiente será escanear el documento en cuestión para tenerlo en formato digital. Eso dependerá del escáner, por lo que convendrá leer el manual de instrucciones del aparato. No obstante, parte del proceso también estará relacionado con Windows 10. Como veremos a lo largo de este post, a veces es necesario un programa para escanear, que puede ser una app del ordenador o la herramienta Escáner de Windows. Posteriormente, ya lo podremos compartir con quien queramos a través del correo, algún servicio web, etc.

Normalmente no debes preocuparte puesto que el escáner o impresora multifunción suele venir acompañado con un programa propio o un botón. Sin embargo, si no es así, no quieres instalar nada nuevo o este no te convence, podrás hacerlo desde tu sistema operativo fácilmente. Te comentamos en principio cómo conectar el escáner para hacer estas funciones con Windows.

Conectar el escáner con nuestro PC

Lo normal en este caso es que nada más conectar el escáner a nuestro PC, Windows 10 lo detecte automáticamente. De este modo, llevará a cabo la instalación de los drivers para comenzar a usarlo sin mayor problema. Esto podrás comprobarlo desde el de dispositivos del sistema Windows 10, donde te indicará si ha detectado nuestro escáner. Si es multifunción, puede que solo veas el nombre de la impresora.

Acceder al de dispositivos no tiene pérdida. Solo debes pulsar el botón derecho del ratón sobre el botón de Inicio o presionar las teclas Win + la letra «i» a la vez. Así, Windows 10 te mostrará la opción de « de dispositivos» que es la que nos interesa. Una vez dentro, haz clic en «Impresoras» en el caso de que tu escáner forme parte de una impresora, o «Dispositivos de imagen» si es un escáner como tal. En una u otra opción deberíamos encontrar el dispositivo si Windows 10 lo ha detectado e instalado correctamente. Si es así, ya podemos comenzar a usarlo con total normalidad.

Si por cualquier cosa Windows 10 no ha detectado nuestro escáner, podemos probar a instalar o añadirlo nosotros de forma manual:

• Abrir la página de configuración de Windows 10
• Navegamos hasta la opción Dispositivos > Impresoras y escáner
• Pulsamos en Agregar una impresora o escáner
• Seleccionamos el escáner y pulsamos en Agregar dispositivo

En este caso, lo primero que vamos a hacer es abrir la página de Configuración de Windows 10, Win+I o desde el botón Inicio de Windows, y navegamos hasta la opción Dispositivos > Impresoras y escáner.

Una vez ahí, pulsamos sobre la opción Agregar una impresora o un escáner y automáticamente el sistema intentará detectar el escáner que hemos conectado. A continuación, seleccionamos nuestro escáner y pulsamos sobre la opción Agregar dispositivo.

Es posible que nos solicite el PIN para conectar nuestro escáner, un dato que encontraremos entre la información del escáner, aunque de no ser así, tendremos que ar con el fabricante del mismo para solicitárselo. En cuanto que indiquemos el PIN, el escáner quedará configurado correctamente para poder comenzar a digitalizar documentos en Windows 10. Estos mismos pasos son los que tendremos que seguir si nuestro escáner está conectado a nuestra red, es inalámbrico o se conecta a través de Bluetooth.

Conectar una escáner multifunción vía WiFi a nuestro PC

En estos casos la forma de proceder es bien sencilla, ya que actualmente y desde hace tiempo casi cualquier dispositivo dispone de su propio proceso de instalación, mediante la descarga de un software que nos guiará paso a paso a través de un menú perfectamente diseñado para todo el mundo, en el que lo único que tenemos que hacer es seguir las instrucciones.

• Lo primero que tendremos que hacer tras sacar el escáner de su caja, será conectarlo a una fuente de alimentación con el cable que nos incluyen. Pese a que tengas otros cables de anteriores dispositivos, lo mejor es que uses el que el fabricante te ha facilitado. Para la conexión que nos atañe, por medio de WiFi, no es necesario que conectes el escáner con ningún cable al PC.
• Lo siguiente que haremos será descargar el programa de instalación y gestión de nuestro dispositivo, accediendo a la página web oficial. Normalmente es el mismo programa para todos los modelos, y una vez lo ejecutemos, elegiremos el modelo y se instalarán los drivers. Entendemos que si has optado por este método es porque dispones de conexión, por lo que no vas a tener ningún problema.
• Una vez instalados los controladores, la impresora multifunción o escáner comenzará a calibrarse, y llegado el momento nos solicitará que elijamos a qué red debe conectarse, que tendrá que ser la misma a la que tenemos conectado nuestro equipo. La seleccionamos, introducimos la contraseña, y tras alguna comprobación más (dependiendo del modelo), ya lo tendríamos listo para escanear sin necesidad de cables, ni discos de instalación.

Además, muchas marcas disponen también de aplicación móvil, para usar este como escáner y lanzarlo a nuestra multifunción.

Escanear documentos en Windows 10 sin aplicaciones

Por defecto, Windows 10 cuenta con una aplicación preinstalada que nos permite digitalizar documentos fácilmente. Esta aplicación tiene el nombre de Fax y Escáner de Windows y la podemos lanzar con el simple hecho de escribir su nombre en la caja de búsqueda de la barra de tareas.

Nada más abrirse la aplicación, veremos cómo en su interfaz aparecen dos opciones en la parte izquierda, Fax y Digitalización. En este caso, la que nos interesa es la segunda opción, por lo tanto, hacemos clic en ella y a continuación, hacemos clic sobre la opción Nueva digitalización que aparece en el menú de la parte superior.

Con todo esto configurado según nuestras necesidades, lo siguiente será seleccionar aquello que queremos escanear y pulsar sobre el botón Digitalizar. Automáticamente comenzará el proceso que se encarga de digitalizar documentos en Windows 10 y una vez finalizado ya lo podremos guardar en la ruta de nuestro disco duro que queramos. Por defecto, la carpeta de destino suele ser Mis documentos > Imágenes, pero podemos cambiarla justo antes de guardar el archivo.

Si aún así no lo encontramos, para ubicar un archivo de escaneo guardado anteriormente, seleccionaremos Explorador de archivos en la barra de tareas y luego iremos a la ubicación que elegimos para guardar los archivos escaneados. Si ninguna de estas instrucciones resuelve el problema del escáner, podría haber un problema con el escáner mismo.

Escanear con Windows Scan paso a paso

Para escanear un documento con Windows Scan, nos aseguraremos de que el escáner esté encendido y seguiremos los siguientes pasos:

• Colocaremos el elemento que queremos escanear boca abajo en la superficie plana del escáner y cierre la cubierta.
• Pondremos el elemento que queremos escanear en el alimentador de documentos del escáner.

En la página Escanear, haremos lo siguiente:

1. En Escáner, seleccionaremos el escáner que queremos usar.
2. En Fuente, pondremos la ubicación desde la que queremos escanear.
3. En Tipo de archivo, seleccionaremos el tipo de archivo en el que desea guardar el escaneo. Por ejemplo, podemos guardar el archivo en diferentes formatos de archivo, como JPEG, mapa de bits y PNG.
4. Seleccionaremos Mostrar más para mostrar las opciones Guardar archivo en.
5. En Guardar archivo en, buscaremos la ubicación donde queremos guardar el escaneo.
6. Seleccionaremos Escanear en la parte inferior de la pantalla para escanear el documento o imagen.
7. Una vez finalizado el escaneo, seleccionaremos Ver para ver el archivo escaneado antes de guardarlo, o seleccionaremos Cerrar para guardarlo. Podremos editar el documento o la imagen escaneados en la vista previa que aparece cuando seleccionamos Ver.

Aunque la aplicación Escáner no ofrece muchas opciones para la configuración del escaneo, lo cierto es que, a la hora de guardar nuestro documento, si nos permite elegir entre varios formatos para el archivo de salida. A diferencia con la aplicación Fax y Escáner de Windows 10, en esta ocasión si es posible guardar el documento escaneado directamente en formato PDF, pero además podremos elegir entre JPG, PNG, TIFF, Mapa de bits, XPS o incluso OpenXPS.

Además de la aplicación de Escáner, y sin necesidad de que recurras a internet para buscar otros programas, de los cuales ya os hablaremos más adelante, debes saber que si has comprado una impresora multifunción o un escáner, hay determinadas marcas que te incluyen en la instalación programas de gestión de escaneado e impresión realmente buenos. Son varios los casos, pero por quedarnos con uno sólo vamos a hablar de la herramienta que nos facilita HP, y que se llama HP Smart.

Como decimos, no va a hacer falta que la busques en Internet para descargarla. Ell propio proceso de instalación de la máquina se te ofrecerá hacerlo. En el momento en el que te pregunte dile que sí, ya que vale mucho la pena probar estas alternativas, y si en algún momento no te convence siempre puedes desinstalar.

El caso es que con esta herramienta vamos a tener a un gran número de opciones y características con las que el programa de escáner básico no cuenta. Pero donde realmente destaca es en la calidad de vida que nos ofrece al dotar de un ecosistema de control y gestión de nuestros periféricos de la misma marca. Además, dispone de una aplicación móvil para que podamos enviar directamente documentos a imprimir sin necesidad de encender el PC.

Por último, conviene señalar este tipo de programas incluye interesantes características. Por ejemplo, el control de los niveles de tinta, solucionador de problemas del escáner e impresora, etc.

De una manera u otra, automáticamente se ejecutará el solucionar de problemas de Windows 10, que tratará de encontrar y solucionar cualquier problema con nuestra impresora o escáner y sus drivers. Una vez que lo hagas se abrirá la pantalla y empezará a buscar qué sucede. Puede que te indique el problema y cómo solucionarlo o que te indique que no pudo identificarlo. En caso contrario, deberás hacer otras comprobaciones.

Conflicto con antivirus de Windows

Otro de los problemas que se pueden dar cuando quieras utilizar el escáner para digitalizar unas fotografías o documentos en general es que no puedas ejecutar las aplicaciones o programas que tengas instalados para la digitalización porque el antivirus de Windows 10 bloquea este tipo de acciones. Tanto para poder digitalizar los archivos como para confirmar que el problema se debe a un conflicto con el antivirus, lo que recomienda el servicio de asistencia técnica de Microsoft es desactivar temporalmente el antivirus de Windows haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el icono del mismo en la barra de tareas.

Problema con APP Escáner

Si estás utilizando la aplicación Escáner, diseñada por Microsoft, para la digitalización de documentos y ésta no se realiza correctamente, es posible que aparezca un mensaje de error similar a este: «Problema al digitalizar, no tiene permiso para guardar en la carpeta de destino actual, cambia la carpeta de destino y prueba otra vez». Lo primero que debes hacer es modificar los permisos istrativos y de la carpeta para trabajar en Modo .

Si el problema persiste, es posible que se requiera restablecer la carpeta donde se guardan los archivos de los documentos e imágenes digitalizadas con la APP Escáner. Para hacer esto, éstos son los pasos a seguir:

• Desliza el ratón en la esquina superior derecha de la imagen y pulsa en Buscar.
• Escribe Restaurar archivos.
• Selecciona Restaurar los archivos con Historial de archivos.
• Escribe el nombre de la carpeta que quieres restablecer.
• Selecciona la carpeta.
• Pulsa el botón Restaurar.

Si el problema persiste lo más adecuado es volver a instalar la aplicación. Para ello debes desinstalarla primero y acudir al centro de descargas de Microsoft. Ahí, podrás descargar e instalar Escáner de Windows nuevamente.

Verificar funcionamiento del escáner

En caso de que no logremos escanear documentos correctamente, o de que no podamos si quiera reconocer o activar el dispositivo en Windows 10 es aconsejable empezar por verificar el estado del escáner. Para ello apagaremos el ordenador y el escáner, éste último desconectándolo incluso de la red eléctrica durante unos segundos. También es importante que desconectemos del ordenador cualquier otro dispositivo de captura de imágenes como puede ser una cámara. Lo volvemos a enchufar y encendemos el ordenador.

Una vez haya arrancado completamente el sistema operativo abrimos Paint de Windows 10. Una vez abierto pulsamos en Archivo en la barra de menú superior. Justo debajo de la herramienta Imprimir. encontraremos Desde escáner o cámara. Si esta opción aparece desactivada significa que el ordenador no está detectando tu escáner, la parte buena es que al menos habremos acotado el problema con el escaneo. En caso de funcionar correctamente, cuando pulsemos en esa opción escucharemos el funcionamiento del dispositivo y en unos segundos veremos la previsualización del documento introducido en el escáner.

Problema de conectividad

Uno de los problemas más frecuentes se encuentra en que se esté produciendo algún tipo de interferencia entre el escáner y el ordenador. Habitualmente te puedes encontrar con errores del tipo de «Check Connection» en marcas de impresora como Brother. La solución pasa por hacer una revisión de la conexión e ir un poco más allá de los métodos de reparación habituales que debes probar primero, como pueden ser reiniciar la conexión. Quizá anteriormente tenías el ordenador conectado a una red VPN (o todavía lo tienes) y eso está haciendo que no haya comunicación entre ambos equipos.

Si eso no lo soluciona, algo que te recomendamos hacer es revisar la cantidad de conexiones que tienes activas saliendo del ordenador dentro de la misma red WiFi o de cable. Hay casos en los que se crea una interferencia si hay más de un dispositivo conectado, por lo que lo primero que debes hacer es comprobar si hay otros terminales conectados y desconectarlos. Luego prueba de nuevo a escanear dando la orden directamente desde la interfaz de la impresora-escáner. Cuando te encuentras con este tipo de situación es habitual que puedas escanear desde el ordenador si lo que te está fallando es la orden de escanear desde el escáner. Por lo tanto, si tienes prisa puedes optar por el método que no hayas probado y ver si así funciona para salir del paso.

Otros problemas

Si tienes escáner externo, debes comprobar que este está correctamente instalado. También fijarte si sus cables y componentes se encuentran en buen estado y conectados. Otra forma de arreglarlo es reiniciar el ordenador e incluso apagar y encender tu equipo. Pero si nada de esto resuelve el fallo, tocará ir al Solucionador de problemas. Lo único que tienes que hacer es ir a la Configuración de Windows, después a Dispositivos y posteriormente a Impresoras y escáneres.

En la parte derecha te encontrarás con la opción del solucionador de problemas. Solo dale a Ejecutar el solucionador de problemas y el ordenador se encargará de todo. Te dirá qué problema hay y qué puedes hacer, o que no se ha identificado ninguno. Si hay algún problema relacionado lo detectará y lo solucionará.

Scan2PDF

Scan2PDF es otra herramienta muy útil cuando hablamos de escanear documentos. Esta plataforma facilita el trabajo de digitalizar documentos en formato papel cada día. Con Scan2PDF es muy fácil y cómodo convertir cualquier documento en formato papel a digital en tan solo un par de clics.

Además, es un software muy sencillo de manejar y cualquier persona, independientemente de su experiencia con este tipo de herramientas, podrá utilizar. Los documentos escaneados con esta aplicación los podremos guardar en formato PDF. También podemos enviarlos directamente por correo electrónico.