Qué es y para qué sirve Microsoft Teams

Tal y como su nombre indica, Microsoft Teams se centra en ofrecer todas las herramientas que ayudan al trabajo en equipo mediante chats, llamadas y videollamadas, transferencia de documentos y mucho más. A pesar de esto, esta herramienta tiene otros enfoques de cara a la comunicación en el hogar o en el sector educativo y formativo.

Qué es Microsoft Teams

Teams es una plataforma que aglutina varias herramientas de comunicación y trabajo en equipo o colaboración. Es decir, ofrece un chat multifunción en el que podemos combinar con llamadas, videollamadas, transferencia de archivos y otras funciones adicionales.

A su vez, dispone de un espacio de almacenamiento en la nube donde los colaboradores pueden editar y trabajar conjuntamente con los documentos. Cada miembro puede interactuar con los archivos en los que se está trabajando de varias maneras diferentes.

Para educación

También es la herramienta adecuada para el sector educativo por todas las posibilidades que ofrece en torno a la interactuación entre profesor y alumnos. El contenido de las clases, las tareas para cada alumno y los horarios se integran a través de OneNote.

Es importante el trabajo en equipo colaborando entre todos los alumnos en el diseño y edición de documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones con la integración de aplicaciones como Word, Excel o PowerPoint.

Las videollamadas grupales se realizan como una clase virtual donde los alumnos pueden levantar la mano y que solo se escuche la voz de uno de los s, compartir la pantalla, dividir a los alumnos por grupos, el uso del lienzo digital, los fondos personalizados y el control de tareas directamente en la herramienta del chat.

Además, se puede usar de manera gratuita si se cumple el siguiente requisito que explica Microsoft: «Los estudiantes y profesores de los niveles K-12 a universitario pueden utilizar la versión gratuita de Microsoft Teams con una dirección de correo electrónico de la escuela elegible y activa«.

Planes y precios

Se ofrece diferentes tipos de suscripción para Teams de manera que todos los grupos puedan utilizar el plan que mejor se adapte a sus necesidades. Por tanto, se puede usar de manera gratuita si el uso es básico, mientras que hay otros planes más completos que te podrán venir bien en función de lo que necesites. Aquí están todos los planes disponibles con sus respectivos precios:

Microsoft Teams gratis

Es la suscripción ideal para familias o grupos de trabajo que necesitan organizar reuniones seguras rápidamente y utilizar la opción de chat y de espacio de almacenamiento en la nube con OneDrive.

Con este plan se podrán realizar llamada y videollamadas grupales con hasta 100 s y de hasta 60 minutos de duración, se puede compartir la pantalla, personalizar el fondo o programar las reuniones. Los s tienen un espacio de 2 GB para adjuntar archivos en los chats con un límite de 10 GB en todo el equipo. También podemos instalar diferentes aplicaciones y plugins externos de un catálogo de más de 250.

Como s particulares, hay otros dos planes que te pueden interesar:

• Microsoft 365 Personal por 10 euros al mes o 99 euros al año
• Microsoft 365 Familia por 13 euros al mes o 129 euros al año

Microsoft Teams Essentials

Esta es la opción más básica con un precio de 3,70 euros al mes por , sin incluir el IVA. Ofrece 10 GB de almacenamiento en la nube para cada persona. Además de esto, permite la colaboración en tiempo real con tareas, sondeos y uso compartido de archivos.

Además de lo anterior, se trata de un plan en el que se podrá disfrutar de reuniones del equipo con transcripciones y subtítulos en directo (inglés). Y no solamente esto, sino que se ofrece un cifrado de datos para reuniones, chats, llamadas y archivos.

Microsoft 365 Empresa Básico

El precio del plan básico para empresas es de 5,60 euros al mes por , el precio no incluye IVA. Este plan integra aplicaciones como Exchange, OneDrive y SharePoint, Las limitaciones para llamadas y videollamadas grupales ascienden a 300 participantes y duración máxima de la reunión a 24 horas. Además, se podrán grabas las reuniones, opción que no está disponible en el plan gratuito.

La limitación en cuanto al espacio de almacenamiento asciende a 1 TB por y por organización, además de 10 GB adicionales por licencia. Además, incluye hospedaje de correo electrónico en Exchange y 1 TB de almacenamiento en OneDrive. En el ámbito de la seguridad, la versión para empresas añade la autenticación multifactor y auditoría e informes avanzados. Asimismo, se tiene Microsoft 365 Copilot disponible como complemento.

Además, el plan Empresa Básico disfruta de un servicio de soporte técnico que incluye herramientas de istración de s y aplicaciones, informes de uso, 99,9% de tiempo de actividad con respaldo financiero y soporte técnico a través de la web o vía telefónica 24/7.

En el plan gratuito no disponemos de ninguna aplicación añadida, es la versión más limpia de la herramienta. Sin embargo, en el plan Empresa Básico disponemos de forma integrada de estas aplicaciones:

• Exchange: servicio y hospedaje de correo electrónico.
• OneDrive: es la aplicación de almacenamiento en la nube de la compañía.
• SharePoint: diseño web para alojamiento de documentos de empresa.
• Word, Excel y PowerPoint: solo la versión web.

Microsoft 365 Empresa Estándar

Esta es la opción de pago más completa que ofrece la plataforma de la marca de Redmond. Tiene un precio de 11,70 euros por al mes, el precio no incluye IVA.

Una opción adicional muy interesante es la posibilidad de organizar seminarios web con un sistema de invitaciones que incluye la página de registro de asistentes, confirmaciones por email e informes. También incluye aplicaciones como Microsoft Bookings, SharePoint Online, Yammer, Planner y Stream. Y, por otra parte, se da la opción de tener Microsoft 365 Copilot como complemento.

La versión más completa de la plataforma, además de las aplicaciones del plan anterior, añade estas otras aplicaciones:

• Outlook: cliente de correo electrónico.
• Word, Excel y PowerPoint: las versiones de escritorio y aplicación móvil.
• Publisher: diseño de carteles y páginas, solo versión de escritorio.
• Access: creación y gestión de bases de datos, solo versión de escritorio.

Microsoft 365 Empresa

Este es el plan más completo para profesionales que tiene esta marca. Se trata de una suscripción que tiene un precio al mes de 20,60 euros por cada . Además, al igual que en los anteriores planes para empresas, el precio no incluye el IVA.

Entre las principales características de este plan se puede encontrar que incluye todo lo que hay disponible en la suscripción anterior, es decir, lo que se ofrece en el plan Microsoft 365 Empresa Estándar. Ahora bien, como añadido, al tener esta alternativa más completa, la compañía da estas opciones adicionales: seguridad avanzada; control de datos y ; protección contra ciberamenzas; y Microsoft 365 Copilot disponible como complemento.

Aplicaciones

Para descargar la aplicación solo tenemos que dirigirnos a la

Descargar QR-Code

Microsoft Teams

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Microsoft Teams

Developer: Microsoft Corporation

Requisitos

Aunque no se trata de una herramienta que sea especialmente exigente en cuanto a los requisitos técnicos para poder ejecutarla debemos tener en cuenta lo que se indica en su página web.

Windows

• Procesador de dos núcleos de mínimo 1,1 GHz.
• 4 GB de memoria RAM.
• 3 GB de espacio de almacenamiento disponible en el disco duro.
• Resolución de pantalla de 1024 x 768.
• DirectX 9 o posterior con WDDM 2.0
• Sistema operativo Windows 8.1, Windows Server 2012 / 2016 / 2019.
• .NET 4.5 CLR o superior.

macOS

Estos son los requisitos si vamos a utilizar un equipo con macOS:

• Procesador Intel Core Duo.
• 4 GB de memoria RAM.
• 1,5 GB de espacio de disco.
• Resolución 1280 x 800 o superior.
• Disponer de cualquiera de las últimas tres versiones de macOS.

Linux

Si estás utilizando un equipo con sistema operativo Linux estos son los requisitos técnicos de la plataforma:

• Procesador de 1,6 GHz o superior de dos núcleos.
• 4 GB de memoria RAM.
• 3 GB de espacio de almacenamiento en el disco duro.
• Resolución de pantalla de 1024 x 768.
• 128 MB de memoria gráfica.
• Distribución que pueda instalar DEB o RPM.
• Distribuciones Linux compatibles: Ubuntu 18.04 LTS, 20.04 LTS, Estación de trabajo Fedora 30, RHEL 8 y CentOS 8.
• Entorno de escritorio GNOME o KDE.
• Servidor de pantalla X11.

Empezar a usar

El uso de la aplicación, en general, es sencillo e intuitivo, pero es importante que tengamos claros algunos pasos como el registro y la configuración inicial.

Registro

El primer requisito antes de registrarte en la plataforma es haber cerrado las sesiones abiertas en cualquier cuenta de Microsoft que tengas. Una vez hecho esto iremos a la web para obtener Teams gratis y haremos lo siguiente:

• Pulsamos en el botón Registrarse gratis.
• Rellenamos nuestro correo electrónico.
• Elegimos cómo vamos a utilizar Teams: para la escuela (se solicitará el correo de la escuela), para conectar con amigos y familiares (se redirigirá a Skype) o para el trabajo.
• Confirmamos la información introducida.
• Rellenamos otros datos personales y pulsaremos en Configurar Teams.
• Una vez realizado el proceso elegiremos la descarga de la aplicación de escritorio o utilizar la versión web.

Crear y unirse a reuniones

Para crear una reunión solo tendremos que acceder a la sección Chat del menú lateral izquierdo. Entonces haremos clic en Nueva reunión en la parte superior y en la nueva pestaña Calendario elegiremos Reunirse ahora y pulsaremos el botón Crear una reunión.

Introduciremos el nombre de la reunión y seleccionaremos Obtener un vínculo para compartir, de esta manera se copiará el enlace de la invitación en el portapapeles para compartirlo con quien queramos. Después pulsaremos en Iniciar reunión. Ahora solo tenemos que establecer las opciones de audio y vídeo para terminar pulsando Unirse ahora.

Si queremos programar la reunión para un momento posterior accederemos a la pestaña Calendario y elegiremos Nueva reunión. Introducimos el nombre de la reunión y rellenamos los campos de inicio y finalización. Una vez que guardamos la configuración de la reunión pulsaremos en Guardar y podremos copiar el vínculo de la invitación para convocar a los asistentes.

Una vez iniciada la reunión disponemos de muchas opciones de uso y configuración:

• Agregar más participantes
• Mostrar conversación, el chat de la reunión
• Levantar la mano
• Elegir quién puede presentar contenido
• Información de la reunión
• Modo de foco en la pantalla
• Pantalla completa
• Desactivar vídeo entrante
• Habilitar o deshabilitar la cámara
• Silenciar o activar el micrófono
• Compartir pantalla

Uso de comandos y atajos

Cuando utilizamos aplicaciones de este tipo necesitamos que su funcionamiento sea rápido y fluido, sobre todo cuando se utiliza en el entorno laboral, por eso son importantes algunos atajos del teclado como estos:

• Ir a Buscar: CTRL. + E
• Abrir desplegable de aplicaciones: CTRL. + ´ (acento)
• Nuevo chat: CTRL. + N
• Ir a Configuración: CTRL. + , (coma)
• Abrir ayuda: F11
• Cerrar: Esc.
• Acercar: CTRL. + =
• Alejar: CTRL. + – (guion)
• Restablecer zoom: CTRL. + 0

También disponemos de una serie de comandos que podemos ejecutar en el campo superior de la ventana de Teams:

• /disponible, /ausente, /nomolestar o /ocupado: configura tu estado.
• /llamar: permite llamar a un número de teléfono o o de la plataforma.
• /ayuda: nos lleva al menú de ayuda.
• /unirse: permite que nos unamos a un equipo.
• /organigrama: ver el organigrama de otra persona.
• /testcall: permite comprobar la calidad de una llamada.
• /wiki: crea una nota rápida.

Compartir pantalla

La opción para compartir el contenido de tu pantalla en una videollamada es muy útil, tanto en una reunión de trabajo, en una clase o para mostrar algo a un o. Para ello tendremos que pulsar en Compartir contenido cuando estemos en una videollamada. Disponemos de 4 opciones diferentes para compartir contenido:

• Pantalla. Mostraremos toda la pantalla de nuestro ordenador.
• PowerPointLive: para compartir una presentación de PowerPoint.
• Microsoft Whiteboard y Freehand de Invision comparte una pizarra donde tanto nosotros como los asistentes podremos utilizar.
• Ventana: solo compartiremos la ventana que elijamos de nuestro escritorio.

Para finalizar esta herramienta solo tendremos que pulsar en Dejar de compartir.