Mejores trucos para usar Word desde cero

Cada vez que abrimos Word en el ordenador, añadir texto, darle formato, cambiar una imagen o incluso insertar una tabla o enlace a un sitio web, suelen ser las tareas más repetidas por la mayoría de los s. Sin embargo, hay muchas otras funciones o trucos de Word que quizás no conozcas y que seguro te van a ayudar y mucho cuando uses la herramienta de Microsoft Office.

Eso sí, hay que tener en cuenta que dependiendo de la versión de Word que tengamos instalada, puede que algunas opciones estén disponibles en otras rutas e incluso que no estén disponibles.

Ajustes de menú, opciones y herramientas

Si lo que quieres son trucos para configurar el menú de Word y para tener preparadas todas las herramientas del programa, estos te ayudarán. Hay que tener claro que hay diferentes alternativas disponibles dentro de este programa, a cada cuál más útil. Por esto mismo hay que conocer al detalle cada uno de los ajustes de menú, las opciones y las distintas herramientas que hay disponibles:

Eliminar menú que aparece cuando seleccionas un texto

Cuando seleccionamos un texto en Word, automáticamente vemos cómo la herramienta de Office nos muestra una pequeña barra de herramientas que ofrece determinados s directos para cambiar el tamaño, color, tipo de fuente, tamaño, etc. Algo que en ocasiones puede ser de gran ayuda pero que resultar bastante incómodo para otros muchos s. Por lo tanto, si quieres deshacerte de esta barra de herramientas tienes que ir a:

• Entra en Archivo.
• Toca sobre Opciones.
• Ahora entra en General y a continuación desmarcar la casilla Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar.

Cómo saltarse la pantalla de inicio de Word

Cada vez que abrimos Microsoft Word tenemos que pasar por la pantalla de inicio, desde la cual podemos acceder a los documentos recientes o elegir entre diferentes plantillas de Word para nuestros documentos. Pero si preferimos saltarnos esta pantalla, hay una opción en Word que nos permite hacerlo. Para ello, vamos a seguir los siguientes pasos dentro de este software:

• Primero toca en Archivo.
• Luego entra en Opciones.
• Accede a General y en opciones de inicio desmarcamos la opción Mostrar la pantalla de inicio cuando se inicie esta aplicación.

Cambia el puntero del ratón por el logo de Office

Por defecto, Windows muestra el puntero del ratón con la clásica flecha blanca, aunque siempre podemos personalizarlo desde los ajustes del sistema. Sin embargo, cuando estamos utilizando Word, podemos hacer que el puntero del ratón cambie y se muestra un icono similar al antiguo logo de Microsoft Office. Y lo cierto es que no presenta ningún tipo de complejidad.

Para ello, simplemente tenemos que abrir Word y pulsar la combinación de teclas Ctrl + Alt + la tecla «+» del teclado numérico. Para volver al puntero del ratón por defecto, basta con volver a pulsar esta combinación de teclas y Cerrar la ventana de diálogo que se muestra.

Cambios en texto, palabras y formato

Algunos de los mejores trucos de Word nos permitirán elegir el formato del documento o hacer cambios en el texto para añadir nuevas tipografías, para poner todas las palabras mayúsculas en un documento que ya está escrito, para crear diferentes columnas y mucho más. Por lo que estas son las diferentes opciones que hay disponibles dentro de este programa de Microsoft:

Escribir texto en cualquier parte del documento

Aunque lo normal cuando comenzamos a escribir en un documento de Word es ir completando línea a línea, la herramienta de Microsoft también permite la opción de añadir cuadros de texto que podemos poner donde queramos. Pero, tal y como haríamos delante de un folio en blanco, entre todos estos trucos de Word no queremos dejar de contar cómo podemos escribir en el lugar del documento de Word que queramos sin tener que dar espacio en blanco, tabulaciones o intros y sin añadir cuadros de texto. Para ello, haz lo siguiente:

• Basta con hacer doble clic en la zona del documento donde queramos escribir.
• Una vez hecho, se puede escribir en esa zona sin problemas.

Eliminar el formato completo de un texto en Word

Seguro que más de una vez nos hemos pasado un buen rato revisando un documento de Word para ir quitando el formato de ciertas palabras, frases o párrafos del texto. Por un lado, negritas, otras cursivas o el tamaño, tipo y color de letra dentro de un documento de texto han podido hacer que perdamos mucho tiempo en eliminar ese formato y dejarlo todo a nuestro gusto. Pues bien, dentro de los trucos de Word no se nos podía olvidar la opción de Borrar todo el formato, una opción que podemos encontrar siguiendo estos pasos:

• Toca sobre Inicio.
• Elige la opción «Fuente».
• Escoge «Borrar todo el formato«.

Con solo seleccionar todo el texto del documento de Word nos elimina cualquier tipo de formato en el texto con un solo clic. Por lo que no resulta complicado llegar a borrar cualquier formato de manera completa de cualquier texto que se tenga en este programa.

Añadir rápidamente separadores de párrafo

En muchas ocasiones, cuando creamos un documento de Word necesitamos añadir algún tipo de separador entre párrafos, una línea de guiones, asteriscos, almohadillas o guiones bajos suelen ser lo más utilizado. Sin embargo, entre los trucos de Word hay que decir que la herramienta de Office ofrece la posibilidad de añadir un separador de párrafo, a partir de tres de estos símbolos, rápidamente.

Para ello, sólo tenemos que escribir tres iguales, tres guiones, tres asteriscos o tres almohadillas y pulsar Enter. Automáticamente veremos cómo la línea se transforma y se muestra en todo el ancho del texto

Usar una fuente con la que no cuenta Word

Aunque el propio Word ofrece distintas opciones para personalizar el texto de nuestro documento, puede que en alguna ocasión queramos aplicar un tipo o estilo de fuente que no tiene el propio Word, sin embargo, siempre podemos recurrir a la opción de instalar una nueva fuente.

Antes de nada, lo primero que tenemos que hacer es descargarnos la fuente que queremos usar en el documento de Word, copiarla en la ruta C:/Windows/Fonts y a continuación, reiniciar Word para que nos aparezca disponible la nueva fuente.

Desde la web Microsoft Typography puedes encontrar todo tipo de fuentes que se comercializan en Internet, además de que muchas de estas son gratuitas. Si las descargas desde esta web y quieres instalarla en tu sistema operativo, debes seguir esta serie de pasos:

• Busque el archivo que descargó, ten en cuenta que puede estar de un archivo .zip.
• Una vez lo encuentres, haz doble clic sobre el archivo de fuente para abrirlo en vista previa.
• Si te convence, entonces tienes que tocar en la pestaña de Instalar que aparece en la parte superior izquierda de la ventana.
• Una vez hecho, cierra la vista previa de fuentes y abre Word. Ahora, debería salir disponible la nueva opción que acabas de instalar.

Dar formato a muchas palabras a la vez

Al igual que indicábamos un par de trucos de Word la opción de eliminar todo el formato a un documento de golpe para no tener que andar texto a texto o palabra a palabra, ahora vamos a mostrar cómo dar formato a muchas palabras o partes de texto al mismo tiempo, aunque estén en diferentes partes del documento.

Para conseguir esto, solo tenemos que seleccionar la primera palabra o parte de texto al que queremos aplicar un formato concreto y a continuación, manteniendo la tecla Ctrl pulsada, vamos seleccionando el resto de palabras o partes de texto a los que queremos aplicar ese mismo formato. Una vez seleccionado todo, aplicamos el formato y listo.

Una vez hecho esto, seguimos los siguientes pasos:

• Seleccionamos el texto
• Vamos a la opción de menú Insertar.
• Se abrirá un menú desplegable.
• Elige la opción «tabla».
• Toca sobre «convertir texto en tabla».

Esto nos mostrará una ventana para determinar ciertos ajustes y con sólo pulsar en Aceptar, veremos cómo nuestro texto se convierte automáticamente en una tabla con el contenido organizado como queríamos.

Generar texto y párrafos aleatorios en un segundo

Si estamos realizando alguna prueba en documentos y necesitamos generar varios párrafos con texto, no es necesario que te pongas a escribir todo aquello que se te ocurra, ya que hay un truco de Word que permite crear el número de párrafos que quieras y con la cantidad de frases que quieres que contenga cada párrafo.

Para hacerlo posible, basta con escribir el comando =rand(nºpárrafos, nºfrases). Por ejemplo, si escribimos en nuestro documento de Word =rand(3,4) y pulsamos enter, veremos cómo automáticamente se crean tres párrafos de cuatro frases cada uno en nuestro documento.

Dictar texto a Word con tu propia voz

Recientemente veíamos cómo Microsoft anunciaba Dictate, un complemento que permite dictar texto en Word, Outlook y PowerPoint con tu propia voz. Un proyecto experimental dentro del proyecto Microsoft Garage pero ya cuenta con soporte para más de 20 idiomas incluido el español y que ya puedes descargar. Para usar esta opción debes hacer lo siguiente:

• Entra en el programa.
• Toca en Inicio.
• Luego pulsa en Dictar (puede aparece un icono de micrófono).

Dividir un mismo documento de Word en dos ventanas

Si sueles trabajar con documentos de Word de varias hojas, entonces este truco de Word te será de gran utilidad, ya que te permite abrir una segunda ventana dentro del mismo documento para que puedas visualizar dos partes distintas del mismo documento en una misma ventana de Word.

En este caso, es suficiente con tener el documento abierto y pulsar la combinación de teclas Ctrl + Alt + V, que hará que automáticamente aparezca una línea que divide el documento en dos especies de ventanas que podemos adaptar su tamaño arrastrando la línea que las separa y que nos va a permitir ver dos zonas distintas del mismo documento en la misma ventana. Muy útil para ver dos páginas de un documento que contiene un gran número de páginas sin tener que ir de una a otra.

Escribir texto en varias columnas

Entre todos estos trucos de Word, hemos visto más arriba cómo seleccionar texto de un documento de forma vertical, algo que todavía es más útil cuando el texto del documento está escrito en columnas. Pero ¿cómo podemos escribir texto en varias columnas? Pues bien, Word ofrece esta posibilidad:

• Ve a la opción de menú Formato
• Escoge «configurar página»
• Elige «columnas»

Ahí vamos a poder indicar el número de columnas y automáticamente veremos cómo nuestro documento se estructura de esa manera.

Aunque puede que cambie dependiendo de la versión de Word que tengas y en modelos más actuales debemos tocar en «Disposición» en la parte superior del menú de la página y aquí buscamos la opción «Configurar página» que vemos en la imagen a continuación. veremos que podemos elegir orientación, tamaño, columnas, saltos, números de línea, guiones… El que nos interesa es «columnas». Aparecerá un menú que nos da la opción de escoger entre una, dos, tres o escoger si queremos una columna más estrecha a la derecha o a la izquierda. Además, podemos elegir el ancho y el espacio de cada una de ellas.

Una vez tenemos el control del reproductor en el documento, desde la opción del menú Desarrollador pinchamos sobre la opción Propiedades y se nos abrirá una ventana donde podemos indicar el nombre del control, la ruta del vídeo que queremos añadir si es un archivo de nuestro disco duro, la URL, etc. En las versiones más modernas de Word, también tenemos la opción de Insertar > Vídeo en línea y que nos permite añadir un vídeo de YouTube a nuestro documento rápidamente.

Recortar una imagen sin tener que editarla con otros programas

Seguro que, en más de una ocasión al insertar una imagen dentro de un documento de Word, hemos visto cómo el tamaño puede hacer que no se muestre bien el detalle que queremos mostrar y por lo tanto, nos toque volver a editarla para recortar una parte o zona de la imagen y volverla añadir al documento. Sin embargo, hay una opción que no podíamos dejar de incluir entre estos trucos de Word que nos permite hacer esto sin tener que quitar la imagen y sin tener que editarla con software adicional.

Para ello, seleccionamos la imagen y dentro de Herramientas de imagen > Formato > Tamaño, encontraremos la opción recortar. Con esta herramienta seleccionada, seleccionamos la zona de la imagen que queremos recortar y automáticamente veremos cómo la imagen dentro del documento es sustituida por una imagen que contiene la zona recortada.

Descargar todas las imágenes de un Word con un solo clic

Para descargar todas las imágenes de un documento Word podemos utilizar uno de los muchos trucos de Word que se esconden entre todas las opciones de la herramienta de Microsoft. En esta ocasión, al ir a la opción del menú Archivo > Guardar como, tenemos que seleccionar la opción guardar como página web filtrada y en formato HTML. Al guardar en este formato, el propio Word creará una carpeta en la que podremos ver cómo están todos los archivos de las imágenes que había en el documento de Word.

Añadir una imagen de fondo en el documento de Word

A todos los s nos gusta hacer únicos nuestros documentos de Word y una opción bastante atractiva y poco vista es la de añadir una imagen de fondo y que el texto se muestre sobre ella. Para establecer la imagen que queramos como fondo de nuestro documento de Word, lo que tenemos que hacer es ir a la opción de menú Diseño > fondo de página y bajo la opción Marca de agua, seleccionar la de Marcas de agua personalizadas.

Por último, si queremos proteger el formulario en Word, hacemos clic en Inicio y dentro de la sección Edición elegimos la opción Seleccionar > Seleccionar todo. También podemos hacerlo más rápido pulsamos Ctrl+A. A continuación, hacemos clic en la pestaña Desarrollador > Proteger > Restringir edición y elegimos las protecciones que queramos entre las que nos aparecen en el de la derecha. Por último, guardamos y ya tendremos nuestro formulario en Word personalizado.

Modos y atajos de teclado

Hay infinidad de combinaciones de teclas que nos harán más fácil el trabajo al no tener que estar navegando por los menús del programa. Aunque al principio cueste un poco aprenderlos, una vez interiorizados nos servirán para ahorrar mucho tiempo. Además, hay varios modos que harán que sea más fácil utilizar el programa en distintas circunstancias, como el modo oscuro o el modo de lectura.

Modo Lectura en Word

Se trata de un modo de visualización para documentos de Word en el que el propio documento es mostrado como si fuese una página web y no puede editarse el texto. Para activar el modo lectura debemos ir a la opción de menú Vista > Modo lectura, mientras que para volver al modo normal sólo hay que ir a Vista > Editar documento.

Atajos para alinear y dar formato a párrafos

Para posicionar el texto y sus párrafos de la forma que quieres, es muy útil conocer atajos disponibles del teclado que acelerarán mucho tu trabajo y te ahorrarán tiempo. Los atajos para mover y diseñar párrafos con espacio o formato en Windows son los siguientes:

Atajos para trabajar con referencias

Si eres un estudiante que está preparando un trabajo universitario, o un investigador o científico, te será útil conocer los atajos para trabajar con referencias, siempre esenciales para adaptar tu documento a los estándares académicos. Echa un ojo a estos métodos abreviados disponibles en Windows:

Activar el modo oscuro total en Microsoft Word

Para activar el modo oscuro en Microsoft Word, lo primero que tenemos que hacer es abrir la herramienta de Office y una vez que estamos delante de su interfaz, vamos a la opción de menú Archivo > Opciones > General. Ahí encontraremos un montón de opciones organizadas por secciones entre la que encontraremos Personalizar la copia de Microsoft Office.

A continuación, veremos una ventana donde en la parte izquierda aparecerá un listado con cada una de las categorías de Word y al seleccionar una de ellas, automáticamente veremos en la parte derecha todas las opciones. Una vez elegida la opción que queremos personalizar, veremos si ya tiene algún método abreviado activo y podremos añadir el que nosotros queramos en el campo Nueva tecla de método abreviado.

Ahora sólo nos queda aceptar los cambios y el método definido ya estará disponible para comenzar a utilizarlo. Sin duda, uno de los trucos de Word que va a hacer que trabajemos de manera más productiva con la herramienta de Office.

Imprimir todos los atajos de teclado personalizados

Sin duda, los atajos de teclado nos ayudan a utilizar Word de manera más productiva, pero puede que en muchas ocasiones haya determinadas opciones, ajustes o acciones que desconozcamos su atajo de teclado. Además, casi resultaría imposible memorizar la gran colección de atajos de teclado disponibles en Word. No obstante, existe una manera de imprimir todos los atajos de Word para tenerlos siempre a mano en una hoja.

Para ello, vamos a la opción de menú Archivo > Imprimir, desplegamos las opciones dentro de Configuración y seleccionamos Asignación de teclas. Ahora podemos imprimir todos los atajos de teclado de Word en una hoja o si seleccionamos una impresora PDF, guardarlo en este formato en nuestro ordenador para tenerlo en formato digital.

Otros ajustes

Otros trucos de Word y ajustes que debes tener en cuenta si quieres sacar el máximo partido al procesador de texto. Y es que, además de las anteriores opciones que hay disponibles dentro de este programa, sin duda existen un sinfín más de trucos, ajustes y secretos dentro de esta herramienta de Microsoft.

Deshabilitar las macros de Word para evitar ser infectados por virus

Sin ninguna duda, la seguridad es algo realmente importante para los s y todo el mundo conoce los riesgos del uso de las macros de Word, ya que pueden ejecutar ciertos archivos con malware. Para evitar esto, podemos desactivar las macros en Word siguiendo estos pasos:

• Toca Archivo.
• Ve al apartado de Opciones.
• Toca sobre «Centro de confianza».
• Busca el apartado «Configuración del centro de confianza».
• Configuración de macros.
• A continuación, selecciona la opción para deshabilitar las macros que más nos convenga.

Sin embargo, esto hace que usar Word Online sea más sencillo y si no necesitamos mucho más que las funciones más básicas de Word, la versión web nos será más que suficiente para crear y dar formato a nuestros documentos. Una de las ventajas de usar Word Online, es que los documentos se guardan automáticamente cada poco tiempo en nuestra cuenta de OneDrive en la nube para que no los perdamos y podamos acceder a ellos desde cualquier dispositivo.